Gestoría de extranjería online
Política de Privacidad
Información sobre el tratamiento de datos personales recogidos a través de la web.
Actualizado: 10 de octubre de 2026
1. Quién trata sus datos
El responsable del tratamiento es Trámites de Extranjería Online, S.L., con NIF B88949177 y domicilio en Avenida Virgen del Carmen 19, Bloque C, Piso 0, Puerta A, 11201 Algeciras (Cádiz).
Los abogados que asumen la dirección técnica de los expedientes tratan los datos necesarios para su actuación profesional, sujetos al deber de secreto propio de la abogacía.
Puede dirigirse a nosotros para cualquier cuestión relativa a sus datos en hola@gestoriaextranjeros.es.
Esta política explica qué datos tratamos, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y qué derechos tiene usted sobre ellos. Está redactada para que se entienda sin conocimientos jurídicos previos; si algo no le resulta claro, escríbanos y se lo explicamos.
2. Qué datos tratamos
Tratamos, en función del servicio que usted solicite, las siguientes categorías de datos:
Datos identificativos y de contacto: nombre y apellidos, número de identidad de extranjero, número de identificación fiscal o pasaporte, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
Datos del expediente: sexo, fecha y lugar de nacimiento, país de nacimiento, nacionalidad, estado civil, nombre del padre y de la madre, domicilio, situación administrativa en España, existencia de hijos escolarizados, vínculos familiares y demás información exigida por el trámite concreto que se solicite.
Documentación aportada: la que usted nos facilite para la preparación del expediente, incluidos documentos de identidad, certificados, contratos y resoluciones administrativas.
Datos de la relación contractual: servicio contratado, importe, fecha, referencia del pago y comunicaciones mantenidas.
Datos de terceros que intervienen en el expediente: en las autorizaciones de residencia y trabajo por cuenta ajena tratamos los datos identificativos, de contacto y de facturación de la empresa empleadora y de la persona que la representa, facilitados por ella misma para la tramitación.
Datos de navegación: los descritos en nuestra política de cookies.
Los datos proceden de usted, salvo tres excepciones: la información que resulte de las comunicaciones de la Administración relativas a su expediente, los datos que nos facilite la empresa empleadora cuando intervenga en el trámite y los datos de familiares o de terceros que usted o ella nos aporten porque el procedimiento lo exija. Cuando los datos no procedan del propio interesado, informamos a este de su tratamiento salvo que resulte aplicable alguna de las excepciones previstas en el artículo 14.5 del Reglamento General de Protección de Datos.
3. Datos que reciben una protección reforzada
Por la naturaleza de nuestra actividad, en determinados expedientes tratamos información especialmente sensible y la manejamos con cautelas adicionales.
En los expedientes de nacionalidad, y en determinados trámites de extranjería, se manejan certificados de antecedentes penales, que son datos de naturaleza penal. La información sobre la situación administrativa de la persona puede referirse además a infracciones previstas en la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, sobre derechos y libertades de los extranjeros en España y su integración social.
Estos datos se tratan con la única finalidad de acreditar los requisitos que la normativa exige para el trámite solicitado, en el marco del contrato celebrado con usted y con su consentimiento expreso, conforme al artículo 10 del Reglamento General de Protección de Datos y a los artículos 10 y 27 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales. La documentación es revisada por los abogados colegiados que asumen la dirección técnica del expediente.
Cualquier expediente puede incorporar además documentación que revele una situación de salud, discapacidad o dependencia, bien porque el trámite lo exija, como sucede en determinadas solicitudes por razones humanitarias o en la reagrupación de un hijo mayor de edad con discapacidad, bien porque usted la aporte como prueba de otra circunstancia. Esa información constituye una categoría especial de datos. En esos casos el tratamiento se realiza únicamente para acreditar los requisitos del procedimiento y se basa en su consentimiento explícito, que se le solicitará de forma separada, salvo que en el supuesto concreto resulte aplicable otra de las excepciones previstas en el artículo 9.2 del Reglamento General de Protección de Datos, de lo que se le informará.
El acceso a estos datos está limitado a las personas que intervienen directamente en la tramitación, que actúan bajo la autoridad del responsable y están sujetas a confidencialidad conforme al artículo 29 del Reglamento. Esta documentación no se incorpora en ningún caso a los canales de mensajería.
4. Para qué tratamos sus datos y con qué legitimación
4.1. Atención de consultas y solicitudes de información
Tratamos sus datos de contacto y la información que nos facilite para responder a las consultas que nos plantee a través del formulario de contacto, del asistente conversacional o de los canales de mensajería. La base jurídica es la aplicación de medidas precontractuales adoptadas a petición suya, conforme al artículo 6.1.b del Reglamento General de Protección de Datos.
4.2. Contratación y cobro de los servicios
Tratamos sus datos identificativos y de la relación contractual para formalizar la contratación, emitir la factura y gestionar el cobro. La base jurídica es la ejecución del contrato, y en lo relativo a la facturación, el cumplimiento de obligaciones legales en materia contable y tributaria.
4.3. Tramitación del expediente
Tratamos los datos del expediente y la documentación aportada para preparar, revisar y presentar su solicitud ante la Administración competente, así como para hacer el seguimiento hasta su resolución. La base jurídica es la ejecución del contrato de prestación de servicios.
4.4. Área privada de seguimiento
Al contratar se le facilita un enlace personal a un área privada de nuestro sitio web, desde la que puede consultar el estado de su expediente, ver qué documentación falta, aportar sus documentos y firmar las declaraciones que el trámite requiera. Para acceder se le solicita un código de un solo uso.
Los documentos que usted aporte se transmiten a través de nuestros sistemas y quedan almacenados en la plataforma de gestión de expedientes. En nuestros propios sistemas queda constancia de qué documento se aportó y en qué momento, así como del estado del expediente, sin que se conserve copia del archivo.
De cada firma que usted realice en el área privada se conserva el documento firmado junto con la información necesaria para acreditarla, en particular la fecha y la hora, la dirección de protocolo de internet desde la que se firmó, el navegador y el dispositivo utilizados, el identificador del enlace de acceso, los datos de verificación introducidos, los datos identificativos que usted haya declarado y un resumen criptográfico del documento, en los términos detallados en nuestra política de firma electrónica. La base jurídica es la ejecución del contrato y nuestro interés legítimo en poder acreditar la autenticidad e integridad de lo firmado.
4.5. Comunicaciones sobre su expediente
Le enviamos avisos sobre cambios de estado, requerimientos de la Administración y plazos que le afecten, por correo electrónico o por los canales de mensajería que usted haya utilizado. La base jurídica es la ejecución del contrato, por lo que estos avisos no requieren su consentimiento y no puede oponerse a ellos sin renunciar al servicio.
4.6. Comunicaciones comerciales
Si usted ha sido cliente, podremos enviarle información sobre servicios similares a los que contrató, en particular recordatorios de renovación de su autorización, al amparo del artículo 21.2 de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico. Puede oponerse a estos envíos de forma sencilla y gratuita en cada comunicación que reciba y también escribiéndonos.
Para cualquier otro envío comercial distinto de los anteriores recabaremos previamente su consentimiento, que podrá retirar en cualquier momento.
4.7. Gestión y medición del sitio web
Tratamos datos de navegación conforme a lo descrito en nuestra política de cookies. La base jurídica es su consentimiento para las cookies analíticas y para las de marketing, que se recaban por separado, y nuestro interés legítimo en el funcionamiento seguro del sitio para las técnicas.
Con las cookies de marketing medimos qué campañas publicitarias, en Google Ads, en Facebook e Instagram y en ChatGPT, nos traen visitas y contrataciones. Solo se activan si usted las acepta expresamente; aceptar las analíticas no implica aceptarlas.
5. Durante cuánto tiempo conservamos sus datos
Conservamos su expediente y la documentación asociada durante cinco años desde su cierre, entendido como la comunicación de la resolución o de la extinción anticipada de la relación en los términos de las condiciones generales, que es el plazo general de prescripción de las acciones personales previsto en el artículo 1964.2 del Código Civil y el período durante el cual podemos necesitar acreditar cómo actuamos.
La documentación con trascendencia contable y fiscal se conserva durante seis años, conforme al artículo 30 del Código de Comercio, y a efectos tributarios durante los cuatro años del artículo 66 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
El resto de información se conserva durante plazos considerablemente más breves:
| Información | Plazo de conservación |
|---|---|
| Consultas que no derivan en contratación | Un año desde el último contacto |
| Conversaciones en los canales de mensajería | Ciento ochenta días desde la última actividad |
| Registros de derivación a una persona del equipo | Noventa días |
| Registros técnicos de las automatizaciones internas | Catorce días |
| Mensajes en los servidores del proveedor de mensajería | Treinta días |
| Enlace de acceso al área privada | Un año desde su emisión |
| Datos de medición del sitio web | Dos meses los eventos y catorce meses los datos de usuario |
Transcurridos los plazos anteriores los datos se suprimen o se anonimizan, salvo que deban conservarse para atender responsabilidades legalmente exigibles.
6. A quién comunicamos sus datos
No vendemos sus datos ni los cedemos a terceros con fines comerciales. Los comunicamos únicamente a la Administración competente para la tramitación de su expediente y a los proveedores que nos prestan servicios, con contrato firmado y sujetos a confidencialidad. La mayoría de esos proveedores actúan como encargados del tratamiento, por cuenta nuestra y conforme a nuestras instrucciones; algunos tratan además determinados datos como responsables independientes, para cumplir obligaciones propias, como se indica en cada caso.
Las categorías de proveedores son las siguientes:
Plataforma de gestión de expedientes y portal del cliente, que es donde reside su expediente y la documentación que aporta, con alojamiento en la Unión Europea.
Proveedor de alojamiento del sitio web y de la red de distribución de contenidos a través de la cual se presta, actualmente Cloudflare.
Proveedor del servidor donde se ejecutan nuestras automatizaciones internas y la bandeja de atención, ubicado en España.
Proveedor de la pasarela de pago, establecido en Irlanda, que trata sus datos de pago también como responsable independiente para el cumplimiento de sus propias obligaciones en materia de prevención del fraude y regulación financiera.
Proveedor de la agenda con la que se reserva y se paga la consulta previa con abogado, actualmente Calendly, establecido en los Estados Unidos, que trata los datos de la reserva.
Proveedores de infraestructura de inteligencia artificial y del modelo que genera las respuestas del asistente conversacional, con procesamiento en la Unión Europea.
Proveedor de la plataforma de mensajería a través de la cual se canalizan las conversaciones.
Proveedor del servicio de medición del sitio web, actualmente Google Ireland Limited, cuando usted acepta las cookies analíticas.
Proveedores de las plataformas publicitarias en las que anunciamos nuestros servicios, actualmente Google Ireland Limited (Google Ads), Meta Platforms Ireland Limited (Facebook e Instagram) y OpenAI Ireland Ltd (ChatGPT), únicamente si usted acepta las cookies de marketing. Cada uno de ellos trata la información de su visita como responsable independiente, para medir la eficacia de nuestras campañas en su plataforma y, en su caso, personalizar la publicidad que le muestra.
Traductores jurados, cuando usted contrate expresamente ese servicio adicional y sea necesario remitirles documentación para su traducción.
Puede solicitarnos en cualquier momento la relación actualizada de proveedores con su identificación completa escribiéndonos a la dirección indicada al principio.
7. Transferencias internacionales
Nuestro sistema está diseñado para que sus datos se traten dentro del Espacio Económico Europeo. El servidor de nuestras automatizaciones está en España, el expediente reside en una plataforma con alojamiento europeo y el procesamiento del asistente conversacional se realiza en la Unión Europea.
No obstante, algunos de nuestros proveedores pertenecen a grupos establecidos en los Estados Unidos y sus datos pueden ser tratados desde allí. Son Cloudflare, Inc., a través de cuya red de distribución de contenidos se presta el sitio web y que por tanto trata el tráfico de todas las visitas; el grupo Google, en lo relativo al servicio de medición cuando usted acepta las cookies analíticas y a la medición publicitaria cuando acepta las de marketing, que se contrata con su entidad irlandesa; los grupos Meta y OpenAI, solo en lo relativo a la medición publicitaria cuando usted acepta las cookies de marketing, que se contrata igualmente con sus entidades irlandesas; y Calendly, LLC, en lo relativo a la reserva de la consulta previa con abogado. Cada una de esas transferencias se ampara en la decisión de adecuación adoptada por la Comisión Europea el 10 de julio de 2023 respecto del Marco de Privacidad de Datos entre la Unión Europea y los Estados Unidos cuando el proveedor esté certificado y el tratamiento quede cubierto por ella y, cuando no sea así, en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión que se hayan incorporado al contrato.
Además, la información que se almacena de forma temporal en la infraestructura de nuestro proveedor de alojamiento se guarda cifrada con una clave que permanece exclusivamente en nuestro entorno, de modo que no resulta legible fuera de él.
8. Decisiones automatizadas
No adoptamos decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos que produzcan efectos jurídicos sobre usted o le afecten significativamente de modo similar.
El test de viabilidad publicado en el sitio web funciona mediante una lógica de reglas predeterminada, no conserva la información que usted introduce y su resultado es meramente orientativo. La valoración de su caso la realiza siempre un abogado.
El asistente conversacional se limita a proporcionar información general y comercial y a derivar a una persona del equipo cualquier cuestión que exija criterio profesional.
9. Cómo protegemos su información
Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo, conforme al artículo 32 del Reglamento General de Protección de Datos. Entre ellas, el cifrado de las comunicaciones y de la información almacenada temporalmente, el control de accesos limitado a las personas que intervienen en cada expediente, la exigencia de verificación en dos pasos en las cuentas de acceso a las herramientas que contienen información de clientes, y plazos automáticos de supresión en los canales de mensajería.
Los profesionales que intervienen están además sujetos al deber de secreto profesional propio de la abogacía, que subsiste tras la finalización de la relación.
10. Sus derechos
Puede ejercer en cualquier momento los siguientes derechos escribiéndonos a hola@gestoriaextranjeros.es e indicando cuál de ellos desea ejercer. Únicamente le solicitaremos información adicional para acreditar su identidad cuando existan dudas razonables sobre ella:
Acceso: conocer qué datos suyos tratamos.
Rectificación: corregir los datos inexactos o completar los incompletos.
Supresión: solicitar que eliminemos sus datos cuando ya no sean necesarios, sin perjuicio de los plazos de conservación obligatorios indicados más arriba.
Oposición: oponerse a determinados tratamientos, en particular a las comunicaciones comerciales.
Limitación: solicitar que suspendamos el tratamiento mientras se verifica una reclamación suya.
Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común, o que se los remitamos a otro responsable.
Retirada del consentimiento: cuando el tratamiento se base en su consentimiento, retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.
Responderemos a su solicitud en el plazo de un mes, prorrogable por dos meses más cuando la complejidad lo requiera, en cuyo caso le informaremos de la prórroga.
Si considera que no hemos atendido adecuadamente sus derechos, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, con domicilio en la calle Jorge Juan 6, 28001 Madrid, y sede electrónica en www.aepd.es. Le agradeceríamos que, antes de hacerlo, nos diese la oportunidad de resolverlo directamente.
11. Datos de personas menores de edad
En determinados expedientes, como la reagrupación familiar, tratamos datos de personas menores de edad facilitados por quien ostenta su representación legal. En esos casos la base jurídica es la ejecución del contrato celebrado con el progenitor o representante, que responde de la veracidad de los datos y de disponer de facultades suficientes para facilitarlos.
Cuando de forma excepcional un tratamiento se base en el consentimiento y afecte a una persona menor de catorce años, ese consentimiento lo presta quien ostente su representación legal, conforme al artículo 7 de la Ley Orgánica 3/2018. Nuestros servicios no están dirigidos a personas menores de edad, que no pueden contratarlos por sí mismas.
12. Cambios en esta política
Podemos modificar esta política cuando cambien los tratamientos que realizamos, los proveedores que intervienen o la normativa aplicable. La versión vigente es la publicada en el sitio web, donde se indica la fecha de su última actualización. Si el cambio fuera sustancial y le afectara como cliente, se lo comunicaríamos por los canales habituales.